Datadeskundigen verrichten pionierswerk

In het Bravis ziekenhuis worden bergen werk verzet. Daarbij laten we ons vooral leiden door onze expertise, ervaring en intuïtie, constateren datadeskundigen Tessa Dierks en Loes Nouws. Sinds vorige zomer zijn zij werkzaam in het Bravis. Tessa en Loes komen allebei uit het bedrijfsleven en waren verbaasd dat zoveel beslissingen in het ziekenhuis niet worden genomen op basis van data. “Dat gebeurt nu vaak op het onderbuikgevoel. Het is beter om het met data te doen. Cijfers liegen niet”, stellen beide datadeskundigen.

Sinds vorig jaar heeft Bravis vier datadeskundigen in dienst. Naast Tessa en Loes zijn dat Margo Muusse en Thomas Bogers. “Het is een hele nieuwe functie”, vertelt Tessa. “Hiervoor hield alleen het Business Intelligenceteam zich bezig met data. Nu zijn wij de schakel tussen het team en de organisatie. Het mooie is dat ieder een eigen domein heeft waarvoor we verantwoordelijk zijn. We zitten op die afdeling, waardoor we makkelijk te vinden en de lijnen kort zijn.” Tessa is de datadeskundige van Primaire Zorg, Loes van HRM, Margo van Capaciteit en Thomas voor Financieel & Productie.

Meer datagedreven
Hun algemene opdracht is om de Bravis-collega’s meer datagedreven te laten werken. “Binnen het huidige systeem Cognos is HRM-data minimaal aanwezig. Er staat alleen het aantal verloonde FTE’s, het verzuimpercentage, de meldingsfrequentie en de gemiddelde verzuimduur in. Maar je wilt ook de instroom, uitstroom en leeftijdsopbouw in beeld brengen en verzuim uitsplitsen naar bijvoorbeeld kort- en langdurend verzuim”, zegt Loes. “Het liefst zouden we een strategische personeelsplanning invoeren. Dan kijk je hoe de planning er de komende 3, 5, 7 jaar uitziet. Je kunt dan op basis van historische cijfers en andere factoren aangeven waar een uitstroom in een bepaalde functie verwacht wordt. Door alle data te combineren, kun je zien waar tekorten gaan ontstaan en waar je extra personeel moet werven of extra opleidingen in moet zetten.”

Aantrekkelijk
Tessa werkt voor Primaire Zorg met hele andere cijfers. “Die gegevens komen vooral uit HiX, het elektronisch patiëntendossier en Zenya. Ik loop er vooral tegenaan dat Cognos niet visueel aantrekkelijk is. Het zijn vooral lijstjes of tabellen. We willen dashboards kunnen presenteren waarop duidelijk te zien is waar het wel en niet gaat. Waarop je ook door kunt klikken voor meer gegevens”, legt Tessa uit.

Power BI
Beiden zijn dan ook blij met de overstap naar Power BI van Microsoft. Dat systeem biedt veel meer mogelijkheden en is ook visueel aantrekkelijker. “Daardoor hopen we dat het veel gebruikt gaat worden. Dat het bij de medewerkers steeds meer onderdeel van hun werk wordt. Dat maakt het werk van de collega’s makkelijker. Zij kunnen dan zelf zien hoe het werk gaat en waarop we kunnen verbeteren of bijsturen. En dan niet over een jaar, maar meteen”, aldus Tessa.

Verschillen
Het huidige werk van de datadeskundigen is om de basis op orde te maken. En daarbij zien ze verschillentussen een ziekenhuis en het reguliere bedrijfsleven. “De ene afdeling werkt zus en de andere zo”, merken de deskundigen op. “Of het HiX-systeem wordt net anders gebruikt dan Chipsoft heeft bedacht om op te rapporteren. Daar moet je je op aanpassen en inhoudelijk veel weten voordat je een goed rapport kunt maken. Bovendien is de diversiteit aan data in het ziekenhuis erg groot. Maar het begint ook hier met een goede registratie. Voor vragen kunnen collega’s altijd bij ons terecht, ook al kan het door de overstap naar Power BI even duren voordat we het op kunnen pakken. Maar kom langs met je vragen, dan krijgen wij ook een steeds beter beeld van wat er speelt.”

Steeds belangrijker
Data gaan een steeds belangrijkere rol innemen in Bravis. “Dashboards zullen in de toekomst ook in de spreekkamer een rol gaan spelen. Een arts kan aan de hand van dat dashboard laten zien welke mogelijkheden er zijn en hoe de uitkomsten waren bij andere patiënten met hetzelfde ziektebeeld. Dat helpt de arts en de patiënt om samen tot de best mogelijke behandeling te komen. Samen beslissen met cijfers als hulpmiddel. Meten is immers weten.”